• 1 junio, 2021

    "La pandemia nos ha brindado la oportunidad de prepararnos en seguridad y tecnología demostrando que estábamos listos para este desafío"

    Dentro de nuestra serie de entrevistas para conocer el estado de los Palacios de Congresos, su adaptación y transformación a los nuevos tiempos, hoy entrevistamos a la también integrante del Comité Ejecutivo de APCE, Sylvia Andrés, quien es directora gerente del Palacio de Congresos de Valencia

Continuamos con nuestra serie de entrevistas a los responsables ejecutivos y miembros del Comité de la Asociación de Palacios de Congresos de España para conocer, de primera mano, cómo está afectando la crisis sanitaria al sector de los eventos y a la actividad de los palacios miembros, así como para conocer sus expectativas y valoraciones sobre cómo se está preparando el sector de cara al futuro más inmediato. Tras las entrevistas a María del Mar Carnero y Javier Lacunza, hoy estrenamos el mes de junio con la entrevista a Sylvia Andrés, directora gerente del Palacio de Congresos de Valencia. 

 

¿Cuáles son sus atribuciones y competencias dentro del Comité Ejecutivo de APCE?

Desde el Comité Ejecutivo, apoyamos la labor de la presidencia defendiendo los intereses comunes de los miembros APCE y poniendo en marcha acciones que pongan en valor la figura de los palacios de congresos. La actividad de estos edificios contribuye generando significativos ingresos a las economías locales, además de ser un espacio especializado para el debate y el encuentro científico, sanitario, cultural, tecnológico, … Nuestro objetivo es mejorar el posicionamiento de la Asociación, que agrupa a los principales recintos congresuales de nuestro país y cuya labor es tan significativa como motor económico de los destinos en los que están ubicados. En concreto, los palacios de congresos y recintos feriales españoles aportamos 6.500 millones de euros al PIB.

Dentro de este equipo que formamos 7 responsables de recintos miembros, focalizo además mi labor en el Área de Promoción de la APCE. Desde ella hemos impulsado, a pesar de lo complicado de las circunstancias actuales, una serie de iniciativas que nos van a ayudar en el ámbito comercial y aumentarán nuestro conocimiento facilitando la toma de decisiones. 

Una de estas acciones es la celebración del primer Workshop de APCE, que tendrá lugar del 3 al 4 de junio en el Kursaal de San Sebastián. Esperamos que tanto clientes como recintos se animen a participar en este encuentro porque es una gran oportunidad para defender el sello de calidad de los palacios de congresos como sedes especializadas, diferenciadas de otros recintos, y crear una red de conocimientos y negocio para crecer comercialmente. En esta iniciativa daremos a conocer a sociedades médicas o científicas de relevancia, quiénes formamos parte de la asociación y les mostraremos la adecuación de nuestros edificios para acoger sus encuentros.  

Durante la celebración del workshop se celebrará también el primer Business Exchange, el cual, tiene como gran objetivo el intercambio de información de fichas congresuales de eventos nacionales e internacionales, a partir de un número mínimo de asistentes y días de duración, de interés para los palacios miembros, con un formato similar al que se celebra en los encuentros de asociaciones internacionales como ICCA.

Además, hemos impulsado una ambiciosa plataforma de conocimiento para los equipos comerciales: el Foro Comercial, donde se comparten experiencias, problemáticas y temas de interés común en nuestros edificios. La idea es comunicar las conclusiones y los temas tratados más relevantes en el congreso anual o la Escuela de Verano APCE, contribuyendo de esta forma a crear conocimiento. 
 

¿Cómo se están adaptando los Palacios de Congresos a esta nueva situación? La realidad más inmediata va a ser la apuesta por los eventos híbridos? ¿Cómo describiría el estado actual y el futuro más inmediato en el que se encuentra el sector de los eventos?

La pandemia nos ha brindado la oportunidad de prepararnos en seguridad y tecnología. En el ámbito de la seguridad, se ha requerido una estrecha y responsable colaboración de todos los actores del mercado de reuniones. En este contexto, se han elaborado protocolos e implantado estrictas medidas de actuación en los edificios congresuales, para la prevención del contagio por coronavirus, lo que ha permitido aumentar la confianza de las empresas organizadoras de eventos.

En cuanto a los eventos híbridos, éstos han sido una de las soluciones que nos ha permitido seguir celebrando eventos durante este periodo con restricciones en los aforos. La dotación tecnológica, las infraestructuras y los medios con los que cuentan los palacios de congresos, hacen que nos hayamos podido adaptar más rápidamente a eventos que combinan lo presencial con lo virtual, a diferencia de otras sedes no especializadas. Esta tecnología va a estar también presente en el futuro, y permitirá una mayor accesibilidad y participación en el evento, así como una mayor difusión por la combinación de ambas audiencias

Sin embargo, no puede lo virtual sustituir a lo presencial. El face to face que ofrece el turismo de reuniones no puede desaparecer. Las reuniones presenciales son más eficaces, dado que consiguen captar más y mejor la atención de las personas. Según los expertos, en general, la conexión a una reunión online es de unas dos horas al día, ni siquiera la creación de bibliotecas de contenidos en streaming, está claro que se perciba como un beneficio. El evento virtual genera tan solo una parte del valor total de un congreso porque el networking no es reemplazable por un servicio de chat y streaming. El trabajo alrededor del evento en la misma sede, el intercambio de aprendizajes mientras tiene lugar el encuentro es el verdadero punto fuerte de las reuniones presenciales y ahí, el papel de los palacios es clave. Además, todos sabemos que el contacto es vital para el adecuado desarrollo de las personas, empresas y ciudades, de ahí la importancia de este factor en los encuentros que celebramos en los palacios de congresos. 

Por ello, y de cara al futuro más inmediato, encontramos que existen unas ganas enormes de hacer eventos, queremos volver a lo presencial. Siempre, eso sí, desde la prudencia y con actitudes que comprendan el riesgo y asuman las medidas implantadas, contribuyendo a la minimización de la propagación de la pandemia.

 

Como para cualquier sector, los meses más duros de la pandemia y del confinamiento entendemos que sirvieron para reflexionar y adaptarse a la nueva realidad venidera. Lo que no suele permitir la rutina y vorágine del día a día. ¿Ha servido ese tiempo para marcar la línea estratégica de actuación y transformación de los Palacios?

La actividad de los palacios es importante, no sólo por la importante contribución que supone en la economía de nuestros destinos, sino por sus consecuencias en términos de salud y bienestar. La celebración de congresos, por ejemplo, consigue difundir conocimiento entre profesionales, impartir formación, potenciar la investigación, ayudar a conseguir avances científicos, sanitarios, culturales, etc, … y en definitiva, mejorar la sociedad y contribuir a su progreso. 

Y es por ello, que, ante la situación tan complicada que hemos vivido, en lugar de tirar la toalla, hemos reaccionado. No nos hemos quedado parados en ningún momento para que nada se pare. Ha habido una interconexión muy intensa y hemos trabajado más unidos que nunca por hacer valer nuestro expertise. Todo el sector ha funcionado como un único ente para tratar de buscar soluciones ante la dificultad. No ha habido fronteras en esta batalla, se ha peleado a nivel local, nacional e internacional porque todos hemos estado afectados por igual. 

Y gracias a la unión y la fuerza generada, la comunicación activa con nuestros públicos y la adaptación al nuevo entorno, hemos demostrado que estábamos preparados para este desafío, manteniendo en gran parte, los eventos. En el caso del Palacio de Congresos de València, por ejemplo, más del 60% de la actividad que teníamos previsto celebrar en el mes de marzo de 2020, se ha conservado, aplazando, en su caso, eventos a años posteriores.

Dicha adaptación, se ha convertido en una auténtica transformación que se traslada a todos los campos. La forma de trabajar en los recintos congresuales, sus objetivos y las perspectivas de futuro son distintos a los de la etapa prepandemia. No solo han evolucionado con el nuevo entorno, sino que han innovado para seguir destacando como referentes en la industria de reuniones. Y en este recorrido rápido, intenso e innovador al que nos hemos subido los palacios de congresos, situamos la experiencia del cliente en los palacios de congresos.  El organizador de eventos es de por sí, entre otras muchas cualidades, un experto en creatividad e innovación, y espera experiencias que combinen la seguridad con la alta calidad tecnológica, la innovación, la gastronomía y, cada vez más, la sostenibilidad. Experiencias que, a su vez, sitúen a nuestro público objetivo en el centro. Estas ganas de volver nos animan a seguir trabajando para alcanzar las expectativas de nuestros públicos. La adaptación es clave en este proceso y hemos de estar preparados para hacer vivir experiencias más intensas que nunca, de promover el contacto de forma segura, o no conseguiremos atraer al público y se optará por una videoconferencia.

También y no menos importante, ha sido en estas circunstancias tan extraordinarias que estamos viviendo, cuando más se ha evidenciado la labor de responsabilidad social corporativa de nuestros edificios en la actuación solidaria con la comunidad, que ha hecho posible que se hayan habilitado pabellones para acoger a personas sin hogar, instalado hospitales de campaña y centros de vacunación, albergado puntos de extracción para donantes de sangre o creado almacenes o centros de logística para equipos de protección o material sanitario. 

 

¿Qué mensaje final enviaría a quienes se preguntan por la seguridad, adaptación y profesionalidad que se aporta desde las instalaciones de los Palacios miembros de APCE? ¿Piensa que la situación actual ha dado lugar a un concepto nuevo de ‘experiencia’ en los palacios?

El mío sería sin duda un mensaje positivo. ¡Por ilusión y optimismo no será! La emoción por volver a reunirse, por hacer networking con los compañeros de profesión y por descubrir nuevas experiencias en los palacios de congresos, ha estado latente durante los últimos meses y ahora vuelve a eclosionar. Pero aún llegará con más fuerza en la era postpandemia. El proceso todavía se predice que será largo, pero ya vamos viendo muchos signos de lo que está por venir en el sector. Anhelamos el contacto físico y el networking de las pausas del café o la comida. El trabajo profesional que se realiza desde nuestras sedes, perfectamente preparadas para las condiciones que estamos viviendo, ha de servir para seguir afianzando la celebración de eventos y poder compartir experiencias que sólo son posibles, cuando existe esa presencialidad que estamos seguros va a volver.